Протокольный отдел 

Общие положения

Проведение представительского мероприятия, а именно, прием иностранной делегации, осуществляется в рамках двусторонних соглашений или индивидуально по приглашению университета с целью научно-образовательного сотрудничества. 

Сопутствующая документация

  • издание приказов и смет расходов на прием иностранной делегации,
  • организация встречи\проводов, содействие в поселении, оформление пропусков и т.д.
  • корректирующие действия,
  • ведение информационных баз по приему иностранных делегаций, анализ эффективности  
Для оформления документации, связанной с проведением протокольного мероприятия, а именно, приемом иностранной делегации (далее - прием ИД), ответственному за прием сотруднику приглашающего подразделения, необходимо:
  • Заполнить и сдать Заявку на прием ИД;
  • Заполнить и сдать бланк программы проведения представительского мероприятия;
  • Подготовить служебную записку на имя начальника УМС с просьбой оформить визовую поддержку иностранным представителям и передать ее в Протокольный отдел УМС (Ленский пр.д.2, офис 424);
  • После издание Приказа и Сметы расходов на прием ИД заказать (при необходимости) денежные средства в бухгалтерии университета;
  • После приезда иностранных представителей, сдать документы для постановки на миграционный учет;
  • После отъезда иностранных представителей, ответственному за прием лицу необходимо заполнить следующие отчетные документы:
  • Бухгалтерский авансовый отчет (при наличии сметы расходов);
  • Акт на списание представительских расходов (при наличии сметы расходов);
  • отчет УМС о приеме иностранной делегации.