Международное командирование

Общие положения

Международное командирование сотрудников или направление учащихся университета осуществляется в рамках двусторонних соглашений или индивидуально, в целях презентации университета и его научной и образовательной деятельности.

Обращаем Ваше внимание, что в случае выезда в командировку на международную конференцию с научным (устным или постерным) докладом, для проведения НИР необходимо пройти процедуру экспортного контроля (срок рассмотрения материалов — до 5 рабочих дней). Отметку об успешном прохождении экспортного контроля можно получить в офисе Б-629.

Список документов, которые необходимо предоставить для прохождения экспортного контроля:

  • Форма Заявления на командирование с подписью руководителя проекта и командируемого лица;
  • Printscreen of homepage конференции или принт-скрин с сайта приглашающей организации;
  • Приглашение с переводом на русский язык;
  • Копия подтверждения оплаты ОРГВЗНОСА — счет с переводом (предоставляется, если имеется в наличии);
  • Авторская справка;
  • Тезисы доклада (предварительная версия) с переводом на русский язык;
  • Научные публикации в зарубежных журналах за последние три года по теме доклада, в которых сотрудник является соавтором (необходимо указать полное название статей)
  • Презентация (если целью командировки является выступление с докладом);
  • План проведения работ (если целью командировки является стажировка, проведение совместной научной работы, повышения квалификации).

Срок рассмотрения заявки в комиссии по экспортному контролю — до 5 рабочих дней. Заявка на командирование подается не менее чем за 10 рабочих дней. ВАЖНО! Документы для командирования необходимо предоставлять как в распечатанном (офис Б-629), так и в электронном виде на e-mail: exportcontrol@misis.ru.

После прохождения экспортного контроля подписать заявку в офисе Б-629.

Для оформления документации, связанной с международным командированием, необходимо:

  1. Подписать заявку у начальника подразделения, у начальника подразделения по совместительству (если оно имеется), в ФЭУ, у руководителя проекта и в случае выезда в командировку на научную конференцию с устным докладом по проектам финансируемым в рамках программы Топ 5/100 (источник В100), по 220 Постановлению (стажировки, устные доклады и пр.) и международным договорам (для проведение НИР) на проведение научно-исследовательских работ в Отделе международных научно-технических проектов (офис 520). Заявки на командирование, финансируемые из других источников, визировать в Отделе международных научно-технических проектов не нужно.
  2. Подать заполненную и подписанную заявку на командирование с приглашением и переводом его на русский язык от принимающей организации, с отметкой «экспертиза пройдена» (в случае прохождения экспортного контроля), с документами, подтверждающими работу в выходной день (программа мероприятия с переводом, рабочий график, билет) в УМАМ (Г-380, Г-366).
  3. Для рассмотрения заявок на командирование комиссией по международному сотрудничеству НТС НИТУ «МИСиС» необходимо подать заполненную и подписанную заявку на командирование и все документы, подтверждающие участие в данном мероприятии (конференции, семинаре, НИР, переговорах и т. д.), в т. ч.:
    • Официальное приглашение с переводом на русский язык (предварительное приглашение по e-mail);
    • Виза о прохождении экспертизы в Комиссии Экспортного контроля;
    • Уведомление о принятии доклада/ график проведения НИР и т. д.;
    • Авторская справка;
    • Тезисы, подаваемые на конференции, семинары и т. д., на англ. и русском языках;
    • Документы, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ВСЕ расходы, указанные в п. 16 Заявки на командирование*: РАСПЕЧАТКА (из интернета) стоимости выбранной гостиницы, оргвзноса, транспортных расходов и т. д.
  4. Заявки, с указанием финансирования в размере более 50% из внебюджетных средств института — КОМИССИЕЙ НЕ РАССМАТРИВАЮТСЯ!
  5. Ожидать издание приказа на командирование.
  6. После издания приказа ознакомиться с приказом по подпись и подписать заявление на аванс в отделе кадров.

Инструкция по заполнению Заявки на командирование:

Статья расходов

Расчет сметы

Примечание

Отчетные документы

Суточные

согласно нормативам командировочных

копии 1-й страницы паспорта и отметок о пересечении границы

Проживание

согласно нормативам командировочных

гостиница бронируется на любом доступном сайте, например, booking.com и т. д.

квитанция об оплате (чек, счет на оплату) с печатью

Оформление визы

визу можно оформлять в визовом центре, консульстве, агентстве и т. д.

квитанция об оплате (чек)

Оргзвнос

квитанция об оплате (чек, счет на оплату) с печатями или подписанный договор

Страховка

страховка оформляется в любой страховой компании

квитанция об оплате (чек), страховка

Авиаперелет

авиабилеты приобретаются у любого доступного перевозчика

квитанция об оплате (чек) с печатью, билет, посадочный талон

Внутренние переезды

чеки, квитанции с печатью

Отчетная документация

После приезда командируемый заполняет следующие отчетные документы:

  • Авансовый отчет;
  • Отчет о международном командировании УМАМ.
Бланки и формы