Автоматизация и сервисы

Автоматизация сервисов и создание комфортной онлайн-среды в НИТУ «МИСиС»

НИТУ «МИСиС» прилагает все усилия для того, чтобы технические вопросы, сопутствующие получению высшего образования, не отвлекали студентов от учебного процесса и не требовали много времени. В нашем университете внедрены автоматические платформенные решения на основе российского программного продукта 1с:Предприятие, интегрированные протоколами SOAP и ODBC в соответствии с картой информационных систем (см. приложение 1).

Студенческий офис

Студенческий офис (СтО) — это инновационное структурное подразделение университета, которое обеспечивает учебно-административное сопровождение учебного процесса в онлайн-режиме. Создание СтО стало возможным благодаря внедрению единой информационной системы, ставшей ядром всех сервисов НИТУ «МИСиС».

Все необходимые сервисы для студентов и аспирантов НИТУ «МИСиС» объединены в одну информационную систему. Нам есть чем гордиться: за последние три года НИТУ «МИСиС» перевел 95% всех видов справок в онлайн-заказ. Студенческий офис работает в формате многофункционального центра (МФЦ), обеспечивая доступность сервисов, обработку запросов с минимальным участием заявителей, а также высокую скорость обработки заявок.

Студенты и аспиранты НИТУ «МИСиС» могут обратиться в Студенческий офис, используя любой удобный для них способ:

  • онлайн, через доступный каждому студенту и аспиранту личный кабинет, где можно получить информацию об успеваемости, заказать необходимые справки, выписки и т.д.;
  • очно, при личном посещении Студенческого офиса.

Высокое качество обслуживания и хорошо организованная инфраструктура сделали СтО одним из самых популярных мест университета. Наши студенты высоко оценивают СтО в регулярно проводимых мониторингах удовлетворенности сервисами университета.

Создание единой информационной системы и рефакторинг прикладного решения «1С:Университет ПРОФ»

В НИТУ «МИСиС» внедрена единая информационная система, которая позволяет эффективно взаимодействовать кафедрам, дирекциям институтов и другим структурным подразделениям университета.

В 2015 году в НИТУ «МИСиС» была начата работа по пересмотру внутренних процессов и их автоматизации на всех этапах учебного процесса. В период обновления системы «1С:Университет ПРОФ» были написаны и утверждены нормативно-правовые акты, описывающие модернизированные и автоматизированные процессы.

В результате модернизации «1С:Университет ПРОФ» были созданы более 10 новых модулей и в значительной мере пересмотрены механизмы и функционал базовых модулей, что позволило создать ядро информационной системы, внедренной в НИТУ «МИСиС».

«1С:Университет ПРОФ» позволяет в интерактивном режиме обеспечивать многочисленные процессы, связанные с работой кафедр, дирекций институтов, тьюторов и учебно-методического управления, например:

  • создание и внесение изменений в учебные планы;
  • формирование, распределение, согласование и утверждение учебной и внеучебной нагрузки, а также индивидуальных планов преподавателей;
  • составление, согласование и внесение изменений по расписанию учебных мероприятий;
  • формирование индивидуальных образовательных и профессиональных траекторий студентов.

В «1С:Университет ПРОФ» разработаны и внедрены в процессы университета индивидуальные методологии в части:

  • миграционного учета;
  • планирования доходов от образовательной деятельности;
  • автоматизированного формирования отчетности и аналитики;
  • анкетирования и анализа обратной связи.

По итогам проведенной модернизации «1С:Университет ПРОФ» представляет собой унифицированное программное решение, которое позволяет организовывать образовательные процессы всего цикла обучения и управлять ими. В системе используются общепринятые подходы к хранению, организации и управлению информацией, позволяющие организовать процессы управления образовательной деятельностью НИТУ «МИСиС» в соответствии с существующими нормативно-правовыми актами, обеспечить единый механизм хранения, передачи и обработки информации внутри НИТУ «МИСиС» и при взаимодействии с внешними субъектами. В рамках внедрения и модернизации системы была проведена масштабная работа по оптимизации процессов и написанию необходимых нормативно-правовых актов.

Индивидуальные образовательные траектории

Внедренная система ориентирована на международное академическое пространство, и создает новые возможности для академической мобильности наших студентов благодаря доступным механизмам выбора курсов и возможности построить индивидуальные траектории обучения. Это повышает мотивацию студентов и их вовлеченность в образовательный процесс и научно-исследовательскую работу.

Единая информационная система позволяет реализовать обучение в рамках укрупненных направлений подготовки, обеспечивает гибкость в создании образовательных программ, дает возможность получить дополнительные компетенции.

Результатом внедрения системы является создание конкурентной среды как среди студентов, так и среди преподавателей, которые получают стимул к использованию современных образовательных технологий и постоянному повышению качества курсов.

Кроме того, система создает возможности для оптимизации организационной структуры университета, в частности для передачи сервисных функций от кафедр и дирекций специализированным службам, а также для передачи части функций советов (НТС, НМСН, УС) и институтов комитету по вопросам управления каталогом курсов. Оптимизация научно-образовательных подразделений осуществляется на основе принципов международного академического сообщества: именно такая модель заложена в единую автоматизированную информационную систему университета.

Переход на цифровые документы

В 2018 году НИТУ «МИСиС» начал работу по внедрению в образовательный процесс электронных документов и отказу от бумажных версий. В личном кабинете появился сервис «Электронная зачетка», благодаря которому студентам больше не нужно носить с собой зачетные книжки. Такая практика способствует развитию информационного общества и позволяет оптимизировать учебный процесс. Переход на «электронные зачетки» — один из этапов формирования в НИТУ «МИСиС» открытой среды, позволяющей сделать обучение в университете максимально удобным и эффективным, а процесс выставления оценок — прозрачным.

В мае 2019 года был запущен новый сервис для преподавателей — электронная ведомость с использованием простой электронной подписи. В НИТУ «МИСиС» был разработаны правила использования простой электронной подписи при работе в цифровых сервисах в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, что позволяет использовать во внутренних сервисах простую электронную подпись, приравненную к живой подписи. После того, как преподаватель подписывает ведомость простой электронной подписью, документ поступает в единую автоматизированную систему, где автоматически утверждается. Затем в личные кабинеты преподавателей загружаются уже утвержденные ведомости для ознакомления. Данные автоматически выгружаются в электронные зачетные книжки обучающихся, которые получают соответствующие уведомления на корпоративную электронную почту.

С сентября 2019 года технология использования простой электронной подписи распространилась на процесс формирования, согласования и утверждения индивидуального плана преподавателя, которому теперь не нужно подписывать ручкой бумажные документы: в работе используется простая электронная подпись и личный кабинет.

Следующим этапом модернизации информационных систем университета является распространение технологий простой электронной подписи и внедрение электронных документов с отказом от бумажных версий во всех процессах документооборота.

Автоматизация работы приемной комиссии — привлекательность «цифрового университета» для абитуриентов

Развитие и совершенствование автоматических сервисов подачи документов производится в НИТУ «МИСиС» с 2014 года. Используя комплекс современных программных продуктов, интегрированных в единую информационную систему, таких как сканирование и распознавание паспортов, щтрих-кодирование документов, фотографирование абитуриентов, электронная очередь и личный кабинет, мы создаем удобную среду, которую наши абитуриенты оценивают как стопроцентно удовлетворяющую их потребности. Количество обработанных заявлений ежегодно растет более чем на 10%. За последние несколько лет процент подавших документы для участия в конкурсе через личный кабинет составил более 90%, что подтверждает удобство и востребованность инструментов, интегрированных в личный кабинет абитуриента. Автоматизация процессов университета в части учета подачи документов, ранжирования списков, конкурсных групп, вступительных испытаний, индивидуальных достижений и многих других процессов позволяет сделать их полностью прозрачными для участников конкурсов: они могут следить за ситуацией в режиме реального времени.

Единая учетная запись для всех сервисов

Создавая и совершенствуя сервисы, интегрированные в личный кабинет, НИТУ «МИСиС» придерживается принципа единой учетной записи для всех информационных систем, таких как Личный кабинет — доступ к WiFi — LMS Canvas — Корпоративная почта — Office 365 — электронный документооборот. Внедрение единой учетной записи позволило сделать работу в онлайн-пространстве НИТУ «МИСиС» комфортной для всех обучающихся и сотрудников университета.

Практики интеграционных решений

В первом полугодии 2017 года в НИТУ «МИСиС» была произведена интеграция единой автоматизированной информационной системы университета с городским реестром студентов города Москвы. Интеграция позволила в автоматическом режиме ежедневно передавать данные по каждому обучающемуся, с учетом изменений его статуса и персональных данных, в реестр студентов. На основании этих данных студенты получают социальные карты, льготы на проезд на наземном транспорте и в метро города Москвы, а также разнообразные скидки и специальные предложения. НИТУ «МИСиС» стал первым университетом, реализовавшим подобную интеграцию, что было озвучено на заседании президиума совета Ректоров от 14.06.2017. Внедренный функционал позволяет студентам из любой точки мира получать сведения о передаче своих данных в реестр студентов и о готовности социальной карты через личный кабинет студента НИТУ «МИСиС» в онлайн-режиме.

Лучший проект автоматизации 2017 года в области образования, культуры, науки

В 2017 году в рамках проведения ежегодного международного конкурса лучших проектов автоматизации управления и учета — «1С:Проект года» НИТУ «МИСиС» принял участие и занял на конкурсе первое место с проектом «Внедрение прикладного решения „1С:Университет ПРОФ“ для создания комплексной автоматизированной информационной системы» в номинации «Лучшая автоматизация в отрасли: образование, культура, наука». Представленный проект стал итогом большой командной работы, которая проводилась с февраля 2015 года по декабрь 2017 года.

На протяжении двух месяцев комплексную автоматизированную информационную систему НИТУ «МИСиС» оценивали все партнеры фирмы 1С и эксперты в области автоматизации. По итогам наш проект стал победителем конкурса в своей номинации и был высоко оценен профессиональным жюри конкурса.